Waarin dient deze paragraaf inzicht te geven?
De accountant controleert de jaarrekening van de gemeente en neemt daarover een oordeel op in een verklaring. Dat is een voorwaarde die wordt gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BVV). De verantwoording over de jaarrekening wordt afgelegd door het college van B&W.
In 2011 is besloten om het college een verklaring te laten geven met betrekking tot de rechtmatigheid. Die verklaring wordt vervolgens door de accountant beoordeeld.
Normenkader
Om het belang van rechtmatigheid te onderstrepen heeft de gemeenteraad de volgende normen vastgesteld:
Goedkeuringstolerantie
Deloitte Accountants heeft opdracht een goedkeuringstolerantie van 1% op de totale lasten aan te houden bij het bepalen van het uiteindelijke oordeel. Dit gebeurt volgens de Controleverordening (art. 213 GW).
Op basis van de aangeleverde cijfers is de goedkeuringstolerantie in 2016 1% van de totale lasten. Dat is afgerond €3,92 miljoen. De tolerantie voor onzekerheden bedraagt in 2016 afgerond €11,76 miljoen.
Rapporteringtolerantie
Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend.
Op basis van de aangeleverde cijfers is de te verwachten rapportagetolerantie in 2016 €392.000 inclusief toevoeging aan reserves.
Goedkeuringstolerantie | Goedkeurend | Beperking | Oordeelonthouding | Afkeurend |
|---|---|---|---|---|
Fouten in de jaarrekening | <=1% | >1%-<3% | - | >=3% |
Onzekerheden in de controle | <=3% | >3%-<10% | >=10% | - |
De rechtmatigheidscontroles zijn uitgevoerd aan de hand van drie criteria:
- Voorwaardencriterium; zijn baten, lasten en balansmutaties volgens geldende wet- en regelgeving tot stand gekomen?
- Begrotingscriterium: zijn de financiële beheersmaatregelen tot stand gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s?;
- Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn er maatregelen getroffen om te voorkomen dat derden misbruik of oneigenlijk gebruik maken van overheidsgelden?
Over het boekjaar 2016 vindt een toets plaats op het voorwaardencriterium. Daarbij wordt gekeken naar de hoogte, duur en recht van financiële beheersmaatregelen.
De raad heeft het normenkader op 30 november 2016 vastgesteld.
Collegebesluiten worden alleen betrokken bij de rechtmatigheidstoets voor zover ze een noodzakelijke uitwerking zijn van rijks- of gemeentelijke regelgeving en betrekking hebben op financiële beheersmaatregelen.
Opzet en werking
Organisatie controlefunctie
De gemeente Deventer vindt een sterke controlefunctie van groot belang. Onder deze controlefunctie valt:
- Optimaliseren van het zelf controlerend vermogen;
- Beheersing van de risico’s;
- Gedegen evaluaties van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gemeentelijk beleid (ex. Artikel 213a Gemeentewet);
- Toepassen van organisatie ontwikkel audits.
Belangrijke aspecten bij de organisatie van de controlefunctie zijn
- Opzetten van heldere kaders (doelstellingen en randvoorwaarden);
- Heldere (tussentijdse) informatievoorzieningen;
- Een goed opgezette en beschreven administratieve organisatie;
- Goed verankerde (verbijzonderde) interne controle van processen waarbij wordt vastgesteld dat:
- Er in de opzet sprake is van een goede Administratieve Organisatie/Interne Beheersing;
- De processen worden uitgevoerd volgens de beschreven opzet;
- De interne controlemaatregelen worden uitgevoerd volgens de gestelde kwaliteitseisen.
- Managementcontrol en het voeren van de gesprekken hierover;
- Risicomanagement.
Interne controles en onderzoeken
De artikelen 212 en 213a uit de Gemeentewet bepalen dat het college jaarlijks diverse interne controles en onderzoeken uitvoert om te bepalen of beleidsuitvoering door de ambtelijke organisatie binnen de gestelde kaders plaatsvindt.
Hiervoor zijn in 2016 op een gestructureerde wijze diverse interne controles, onderzoeken, audits en kwaliteitszorgtoetsen uitgevoerd., gebruikmakend van het op 6 november 2012 door het college vastgestelde auditcharter.
De accountant maakt bij zijn interim- en jaarrekeningcontrole gebruik van deze uitkomsten. Deze zijn ook opgenomen in de voortgangsrapportages per 15 juni 2016, 15 oktober 2016 en 10 februari 2017.
Alle verantwoordelijken krijgen drie keer per jaar een voortgangsrapportage over de uitvoering van de interne controles, onderzoeken en audits.
Verbijzonderde interne controles 2016
Bij het uitvoeren van verbijzonderde interne controles is in 2016 de kwaliteit getoetst op basis van checklists van de accountant. Hierin zijn vragen opgenomen over de rechtmatige aspecten van recht, hoogte en duur.
De controle werd uitgevoerd op basis van het normenkader, het voorwaardencriterium en het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik. De bevindingen worden gedocumenteerd.
De accountant bepaalde de prioriteiten bij het uitvoeren van de (verbijzonderde) interne controles in 2016. Hij deed dit op basis van materiele financiële omvang en de bevindingen in voorgaande jaren.
De prioriteiten in 2016 zijn:
- Betalingen
- Inkopen
- Aanbestedingen
- Subsidieverlening
- Subsidievaststelling
- Participatiewet
- Wmo
- Personeel en salarissen DOWR (uitgevoerd door Raalte)
- SISA, IMG en OA
Bevindingen financiële rechtmatigheidscontroles
Uit het overgrote deel van de (verbijzonderde) interne controles blijkt dat de gemeente heeft gehandeld binnen de geldende kaders en richtlijnen van het voorwaardencriterium.
Onderstaand een overzicht van de financiële fouten en onzekerheden m.b.t. de aspecten recht, hoogte, duur.
Verbijzonderde Interne controles | Totale massa | Financiële | Financiële | Financiële | Financiële |
|---|---|---|---|---|---|
Aanbestedingen | 62.025.910 | 1.129.646 | 1,82% | - | 0,00% |
Totaal | 1.129.646 | - | - | - | |
*)Genoemde bedragen in de kolom Totale massa komen veelal uit de door de accountant aangereikte steekproefgegevens. | |||||
De totale financiële onrechtmatigheid over het dienstjaar 2015 bedroeg €1,4 miljoen. Dit is te wijten aan onrechtmatige Europese aanbestedingen uit het verleden(voor 2012/2013) afgesloten contracten. Hieronder volgt een toelichting op de financiële fouten in 2016.
Europese aanbestedingen
In het kader van de Europese aanbestedingsvoorschriften is in 2016 een totaal bedrag van €1.129.646 als onrechtmatig gekwalificeerd. De gemeente komt tot dit oordeel op basis van het BAO (Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten) en het gestelde kader binnen de BBV in 2016. Het gaat bij genoemd bedrag om 2 inkoopcontracten. Wij merken hierbij op dat deze geconstateerde fouten voortvloeien uit in het verleden (vóór 2012/2013) afgesloten contracten.
Voor misbruik en oneigenlijk gebruik heeft de gemeente geen expliciet beleid. Het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik is verweven in gemeentelijke regelingen en de organisatiecultuur. De (verbijzonderde) interne controles en principes als functiescheiding en integriteit vormen daarvoor de randvoorwaarden.
Bij de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium.
Met de controle van de juiste toepassing van het begrotingscriterium toetsen we of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden door de gemeenteraad zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer (ex artikel 212 van de Gemeentewet).
Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen vragen om autorisatie door de gemeenteraad. In de regel legt het college deze wijzigingen vooraf aan de raad voor. Het college vraagt daarmee toestemming om het betreffende beleid uit te voeren en het benodigde bedrag te besteden.
Alleen wanneer door omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk is, legt het college een begrotingswijziging achteraf aan de raad voor. Als de raad hiermee instemt, wordt de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig. Begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog aan de gemeenteraad worden voorgelegd.
Over het algemeen worden begrotingsoverschrijdingen die passen binnen de beleidskaders van de raad niet meegenomen in het accountantsoordeel.
Onrechtmatig maar telt niet mee voor het oordeel | Onrechtmatig en telt mee voor het oordeel |
|---|---|
Overschrijding, gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten | Overschrijding, niet passend binnen beleid, tegen beter weten in niet gemeld |
Overschrijding bij open einde (subsidie) regelingen | Overschrijding, passen binnen beleid, tegen beter weten in niet gemeld |
Overschrijding door activiteiten als boetes, procedures en naheffingaanslagen na het verantwoordingsjaar | Overschrijding, gecompenseerd door niet direct gerelateerde extra inkomsten waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over die extra inkomsten |
Overschrijding op investeringen met als gevolgen hogere kapitaallasten in jaren na investeren | Overschrijding door activiteiten als boetes, procedures en naheffingsaanslagen tijdens het verantwoordingsjaar |
Overschrijding op investeringen met als gevolg hogere kapitaallasten in het jaar van investeren |
Overschrijding lasten programma’s
Bij dit onderdeel moet per programma de rechtmatigheid van een hogere last in de rekening vergeleken met de begroting worden toegelicht.
In de programma’s 1, 2, 5, 6 en 11 speelt dit, maar deze overschrijdingen zijn wel rechtmatig.
Programmanummer | Programmanaam | Begroting 2016 | Rekening 2016 | Verschil |
|---|---|---|---|---|
1 | Burger en bestuur | 10.019 | 10.505 | -486 |
2 | Openbare orde en veiligheid | 9.128 | 9.365 | -237 |
5 | Ruimtelijke ontwikkeling | 5.307 | 5.331 | -24 |
6 | Herstructurering en vastgoed | 27.788 | 39.734 | -11.946 |
11 | Bedrijfsvoering | 29.653 | 30.270 | -617 |
Toelichting en conclusie
Programma 1 Burger en bestuur
Oorzaak van de overschrijding is met name een storting in de voorziening wethouderspensioenen na een neerwaartse aanpassing van de rekenrente. De rekenrente bepaalt de waarde van deze pensioenverplichtingen.
Programma 2 Openbare orde en veiligheid
De overschrijding komt voort uit een hogere bijdrage en een aanvullende betaling (als gevolg van het ‘Functioneel Leeftijd Ontslag – FLO’ voor oud gemeentelijk Brandweerpersoneel) aan de gemeenschappelijke regeling veiligheidsregio IJsselland.
Programma 5 Ruimtelijke ordening
In de najaarsrapportage 2016 is aan de raad gemeld dat er door vertraging is met het opstellen van de omgevingsvisie.
Programma 6 Herstructurering en vastgoed
Dit wordt veroorzaakt door herverdeling van de negatieve boekwaarde Bergweide en is dus ook een hogere bate.
Programma 11 Bedrijfsvoering
De overschrijding wordt met name veroorzaakt door de extra last van 6 maand vakantietoeslag in verband met het IKB (individueel keuzebudget), welke wordt gedekt uit de reserve IKB.
Reserves
Bij dit onderdeel moet de rechtmatigheid worden toegelicht van hogere puttingen en hogere stortingen uit/in reserves dan begroot. Indien dit voorkomt bij egaliserende reserves zijn deze gezien het doel van de reserve altijd rechtmatig. Voor overschrijdingen m.b.t. andere > €50.000 volgt hieronder een korte verklaring.
Putting uit de reserve gemeentebrede investeringen
Voor dekking van de hogere verliesvoorziening grondexploitatie A-1 is €200.000 geput uit de reserve gemeentebrede investeringen zonder dat dit in de begroting was geraamd. In de reserve was hiermee op basis van een eerder genomen raadsbesluit al wel rekening mee gehouden. Het betrof het risico van het niet ontvangen van de rijkssubsidie spoorse doorsnijdingen. In de rekening 2016 blijkt nu dat deze subsidie niet meer wordt ontvangen, zodat dit in de actualisatie van de grondexploitatie A-1 een nadeel oplevert.
Investeringen/Kredieten
Bij dit onderdeel moet de rechtmatigheid worden toegelicht van hogere uitgaven (> €50.000) op investeringen/kredieten dan begroot. Dit komt niet voor in de rekening.
Conclusie
De gemeente beschikt over een gedegen (verbijzonderde) interne controle. Dit geeft de accountant voldoende inzicht voor een oordeel over de rechtmatigheid.
De (verbijzonderde) interne controles richten zich op de administratieve organisatie en interne controle. De toepassing van deze essentiële beheersmaatregelen wordt daarmee gecheckt. Waar nodig leidt de evaluatie tot aanpassingen in de bedrijfsvoering. Met deze stappen is de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controles van voldoende niveau.
Verantwoording door het college
De financiële beheersmaatregelen die in deze jaarrekening worden beschreven vallen binnen de financiële rechtmatigheidskaders van de raad en hogere overheden.
Vooruitblik
De gedane verbeteracties en aanbevelingen van de accountant ten behoeve van de interne (financiële) beheersing en de verdere doorontwikkeling van de verbijzonderde interne controle zullen voortvarend worden opgepakt door de organisatie.